Как офисът без хартия решава дилемата на управлението на файловете?

Нека първо да поговорим за това колко главоболие е традиционният офис: Кабинетът на файловете е пълен и отнема много време за намиране на договор; Важните документи лесно се губят или повредят; Отделите преминават документите като игра на „Pass the Parcel“. Тези проблеми могат да бъдат ефективно решени отОфис система без хартия.

1. Електронното подаване замества натрупването на хартия

Най -пряката полза от офиса без хартия е да направи файловете „онлайн“. Всички документи се сканират в електронни версии и се съхраняват в системата, поддържайки множество формати като PDF и Word. Например, системата за управление на договорите на нашата компания сега трябва да въведе номера на договора, за да извлече пълния файл в рамките на 3 секунди и няма нужда да се рови през шкафовете.

2. Интелигентно търсене и бързо позициониране

Най -голямото предимство на електронните файлове е, че те могат да се търсят. Вградената функция за търсене в пълен текст може да търси с ключови думи, дати, автори и други измерения. Миналата седмица финансовият отдел търси форма за възстановяване преди три години. Отнемаше много време, за да прелиствате файловете, но сега той излиза след въвеждане на „пътни разходи през 2022 г.“.

3. Контрол на версията, за да се избегне объркване

Най -страхът от хартиените документи е, че те постоянно се преразглеждат и никой не знае кой има най -новата версия. Електронната система за документи автоматично ще запази исторически версии и ще зададе разрешения за модификация. Предложението за планиране на нашия отдел за маркетинг вече е преразгледано до версия 15, а системата ясно записва кой е направил всяка ревизия и кога.

4. Мобилният офис нарушава ограниченията на пространството

С система без хартия мобилните телефони могат да имат достъп до файлове по всяко време. Миналия път шефът ми поиска оферта на летището и аз влязох в системата директно на мобилния си телефон, за да му го изпратя, което беше по -бързо от експресна доставка. Мога да обработвам всички файлове с таблет, когато пътувам, и мога да опаковам наполовина повече в куфара си.

5. Безопасно резервно копие, за да се предотврати загубата

Важните файлове се архивират автоматично до облака след сканиране, така че няма нужда да се притеснявате, дори ако компютърът се разпадне. Срещахме се с трагедия, при която офисът беше наводнен и всички файлове с хартия бяха изгубени. Сега електронните файлове имат тройни резервни копия, които са много по -безопасни.

6. Зеленият офис намалява разходите

Нека направим някои изчисления: A4 хартия струва 20 юана на пакет, а компанията използва 100 пакета на месец, което е 24 000 юана годишно. Консултациите на принтера, шкафовете за подаване на шкафове и архивното пространство са всички разходи. След правенеОфис система без хартия, Тези разходи могат да бъдат намалени с поне 70%, което също е екологично чисти.

Като професионален производител и доставчик ние предоставяме висококачествени продукти. Ако се интересувате от нашите продукти или имате някакви въпроси, моля не се колебайтеСвържете се с нас.